文书写作始终是秘书工作内容的重要组成部分,因此,文书写作能力、文字表达能力是一个称职、合格秘书最基本、最重要的能力,同时也是其实现自我其他能力的基础。本书真是为了使秘书习作能力更上一层楼而精心策划的,告别了低层次的简单解释公文格式,而是集多位优秀秘书企业、机关中的长年写作经验,归纳总结出的使用写作秘籍。本书不仅从宏观角度上向广大秘书介绍了讲话稿、行政公文、调研报告等常见公文写作,同事还从微观角度出发,向读者们介绍了一些隶属四人秘籍的写作技巧。真正地站在了“战略书写”的角度上,知道读者如何写出最有价值、最有内容的行政公文。 作者简介: 刘丽娜,知名成功励志撰稿人。素以出品高质量书籍为己任,曾策划、编写《幸福书》、《不浮躁,不急躁,不暴躁》、《时间管理术:做自己的时间管理师》等畅销书籍。 目录: 第1章提升软实力,让文章为领导服务 立足写作特点,让文章为领导服务 搭建公文骨架,拟定精美小标题 积累材料,做到有备无患 审题立意,做到站高、立远、想深 模仿优秀范文,在借鉴中找到自我特点 正确发挥,不自作聪明 模拟领导功夫,在总结规律中创新写作 点睛之笔:初学者如何尽上路? 第2章培养精简力,将会议类文件写作化繁为简 第4章运用规则力,行政秘书最重视的公文技巧 决策性文件,把握三文种的异同 告别照搬照抄,将上级精神本地化 决策性公文中,体现出“指导性思想” 将政策上的重复性发文写出新意第1章提升软实力,让文章为领导服务 立足写作特点,让文章为领导服务 搭建公文骨架,拟定精美小标题 积累材料,做到有备无患 审题立意,做到站高、立远、想深 模仿优秀范文,在借鉴中找到自我特点 正确发挥,不自作聪明 模拟领导功夫,在总结规律中创新写作 点睛之笔:初学者如何尽上路? 第2章培养精简力,将会议类文件写作化繁为简 第4章运用规则力,行政秘书最重视的公文技巧 决策性文件,把握三文种的异同 告别照搬照抄,将上级精神本地化 决策性公文中,体现出“指导性思想” 将政策上的重复性发文写出新意 分清决定与决议,把握写作重点 避免四大错误,实现公文主题深化 点睛之笔:避开决策性公文中常见的误区 第5章强化想象力,写讲话稿时你就是领导 起草讲话稿之前,搞清楚写作类别 下笔领导讲话,搞清楚三大问题 了解三类特别讲话,让下笔无误的重要指导性意见 写作意图:明确目的才能精确落笔 让语言多彩,在讲话稿中更好地讲道理 调查听众情况,帮助领导把话讲到点子上 应急式讲话稿的快速起草法 点睛之笔:写作讲话稿做到详略得当 第8章体现沟通力,用礼仪文书为组织代言 公开性的礼仪文书应格外注意措辞 立足喜庆氛围,书写新年贺词 找准群体特征,写出慰问信的真挚情感 同是褒奖目的,行文大有不同 把握活动特点,写好邀约类文书 如何增强致辞之“雅” 点睛之笔:对上对下,礼貌与亲民表现形式各不同 把握四要点,助你快速写好开幕词 不同纪要,不同着重点 依据实情,撰写会议记录 写简报,以传递信息、反映事实为主 注意!会议工作报告中的四大要点必须写明 把握规律,写好会议总结 点睛之笔:四类会议文件,对比不同清晰写法 应急式讲话稿的快速起草法 所谓应急式讲话稿,通常是事发突然,需要领导去发表讲话,这种为满足领导紧急需要的讲话稿,往往需要在较短时间内起草完成。虽然这种情况在机关内较少发生,但是偶尔也会遇到。比如,上级突然有新的指示精神,而领导感觉之前的讲话稿不太合适新精神,必须推翻全来;某个大型会议上,某位领导起初并没有讲话的打算,但后来又觉得需要一份稿子。类似于此类情况,起草稿子的时间就非常短,它可以是一天,也可以是一两个小时。也恰恰是这种“突发性”的特点,所以,应急式讲话稿往往是最考验秘书个人能力的,同时又是对个人素质水平的一次检阅。 某生产单位出现了一件少有的安全大事件:该公司为化工企业,但车间重地竟然有工作人员抽烟,虽然当时未引发事故,但偶然间路过并发现此事的副经理认为,此事已非首次发生。在将这次事件处理完毕后,副经理将事情告知了总经理,总经理听后决定召开一次全体大会。在下达会议通知以前,他让秘书小李与小赵二人分别针对此次安全事故,起草一份讲话稿。小李日常文书工作做得不错,但这一次他在办公室里窝了半天也没有写出几行字——他属于那种慢思细想类的人,这种紧急性任务还是头一次遇到,自然难以下手。 相比之下,小赵的速度便快了很多:他先是找相关人员聊天,了解了一下情况,又随后翻了一下公司的规章制度,两个小时后,一篇出色的讲话稿便递到了总经理面前。此次会议后,素来“受宠”的小李便被冷落了,很多大文件的写作被交给了小赵。小李在突发事件面前写不出文章,固然是他个人抗压能力不足所导致的,但也有很大原因是因为他日常生活中的积累不足:功夫在诗外,想要在突然状态下能够“有东西可写”,关键在于平日里懂得积累。 1.学会积累,才会有东西可写 做好日常积累工作的最大好处就在于,它可以不断地强化我们的知识与能力储备,使我们随时都有东西可写。对秘书来说,平日里注意学习,注意掌握上级精神与本地、本部门的工作运行情况,注意思考,更要对那些领导格外关注的事情进行深入的分析,唯有如此,秘书才有机会在事发突然的情况下,将稿子一气呵成。 积累资料的方法很多,比如深入基层调查,取得第一手的材料;平日里多留意公司内刊、内部文件,同时多了解、多记忆通报、会议与相关会议材料等内容,使自己拥有第二手材料。 2.只抓主题与大层次 应急式任务一来,往往容不下人去仔细地思考结构与提纲的具体部署,结构怎么设置才合理?提纲要不要再来这一次?这些平日里写讲话稿要考虑到的内容,在应急任务面前都应该被暂时放下——此时,你能把握的,只有主题与大的层次。 主题:这次会议的主要内容是什么?清楚了这一点,秘书才会知道,领导讲话要围绕着哪些内容具体展开,主题明确了,再考虑分成哪几个层次来写。比如在某市委的一次常务会议上,其主要内容是讨论市政府在本年内需要完成的10件28项实事项目。那么,针对这一次讨论,行政部秘书便可帮助领导在讲话稿中指出,如何配合实事项目进行;项目负责者的秘书便可帮助领导在讲话稿中指出,秉承何种精神、哪些原则,怎样部署,才能使项目更好地完成。 只要确定了“会议主题”、“领导要围绕主题讲什么”这两点,文章的基本框架便有了,便可以动手写作了,至于各个层次具体要讲什么,只能边写边想。比如,研究“市民服务热线工作绩效考核办法,启动绩效考核”过程中,便可以将其设计为三个层次:一是深化市监察局、市政府督察室和市热线办“三位一体”联合行政效能监督体系,推进全市各部门建立相应的工作监督制度;二是坚持实事求是,对部门办理工作的综合表现进行绩效考核;三是健全热线工作社会监督制度。 在这一次写作中,便围绕“绩效考核”这一主题,组建起了“深化行政效能监督体系、以事实进行考核、健全社会监督制度”三个不同的层次,这一大框架确定以后,写起来便会更有逻辑,讲话稿也会显得与会议主题更加呼应。 3.只抓关键性内容 应急性讲话稿中有三个关键性内容:关键观点、关键内容与关键词句。一篇讲话稿,只要联合这些内容,将主要意思表达清楚,便可以称之为“合格”。在时间紧迫、情况紧急的情况下,根本不可能如同平日那样,将每一项工作的具体内容都说全,更不可如同平日写作行文一般,仔细地考虑应该如何起、承、转、合,只需要拣关键的、重要的东西来写即可。 事实上,只要做到这一点,文章便可以称之为成功。依然以“市民服务热线工作绩效考核办法,启动绩效考核”一事来说:在明确了会议主题、设定了具体的层次以后,第一层要如何展开?最 可行的办法是,先不管哪一种题材到底要怎样放置才美观、如何行文才会更理性与合理,而是先将关键性观点说清楚。如第一层可以围绕“监督系统必须要肩负起责任”;第二层可以围绕“拿数据说话,少定性考核多定量考核”;第三层可以围绕“定期听取人大代表、市民代表、专家学者们的意见与建议,充分发挥新闻媒体舆论监督作用”展开,将这些关键性的问题讲清楚,这篇应急式讲话稿便不会出错。 值得一提的是,“关键性内容”往往是可以解释主题、深入诠释主题的,也就是说,你在某一层次中甄选出的内容,都是可以单独拉出来、对上一层内容进行诠释。 4.参考范文,写好应景式讲话 领导经常会参与一些如开幕式、欢迎会一类社会活动,在这些活动上,像欢迎词、贺词应景式的讲话往往是不可少的,它们也属于应急式讲话稿的一种,不过,在面对此类讲话稿时,秘书可以使用通用的格式、基本性的用词。 如在欢迎某参观团、代表团前来公司考察时,多采用“表示欢迎——扼要本地情况——介绍双方友情,期望更深入合作——期望兄弟单位多批评指导——祝考察成功”的基本模式。 如某领导单位到下属单位的总结表彰大会上的讲话,多使用“向获奖部门、个人表示祝贺——肯定该单位的工作成果——原则性地提出几点要求——表示期望再接再厉、再创佳绩”的模式。了解、清晰某种讲话稿的模式,最基本的要求是经常撰写、总结不同类型的讲话稿的特点,熟悉了多种讲话稿的写作方法与技巧以后,才能够在实践的过程中,不断地摸索、总结。在有了总结的基础上,才能 够在有需要拟定应急式讲话稿的基础上,立即闪现出配套的、恰当的轮廓与文章框架,然后,再相应地将当时的情况填进去,写作速度便能够大大加快。 秘书需要注意的是,既然是应急式稿件,在写作时思维就要力求快捷而连贯,文章也要尽可能地一气呵成,那种字字斟酌、句句琢磨的行为,本身就是一种舍本求末——只要主题突出、层次清楚,基本的、重要的东西讲到了,就算是文字粗糙一点也没有关系。若稿子在事后需要印发,那么,在领导讲话之后,再进行细细打磨即可。 ……
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